نبذة عن المكتب

مكتب الشؤون الإدارية والمالية :

     يعد مكتب الشؤون الإدارية والمالية من اهم المكاتب العاملة داخل المعهد فهو المختص  بسير العمل الإداري والمالي وكل الإجراءات المتعلقة بكافة الموظفين والمعيدين وأعضاء هيئة التدريس من حيث الترقيات والعلاوات والحضور والانصراف وصرف المرتبات                                          وينقسم مكتب الشؤون الإدارية والمالية إلى قسمين :

-         قسم الشؤون الإدارية

-         وحدة شؤون الموظفين والمحفوظات :

مهامها:

·   تنفيذ القرارات ذات العلاقة بشؤون الموظفين العاملين بالمعهد والاهتمام بملفاتهم الشخصية ومتابعة حالات الغياب وتنظيم إجازاتهم .

·   الإشراف علي أعمال الطباعة والنسخ والتصوير وإعداد ما يلزم لضمان توثيق المستندات وإعداد الإحصائيات والبيانات ذات العلاقة بالعاملين .

·   العمل علي ادخال الوسائل التقنية الحديثة في انجاز معاملات العاملين من منظومات الكترونية وقواعد بيانات بالتعاون مع مكتب المعلومات والتوثيق .

·   حفظ جميع المستندات والوثائق بالمعهد والعاملين به بمنظومات أرشفة عادية وإلكترونية وفق المعايير المتعارف عليها بهذا الخصوص .

-         وحدة الخدمات والصيانة

مهامها:

·        الإشراف علي أعمال النظافة للمرافق والقاعات الدراسية والورش والمعامل بالمعهد والساحات التابعة له .

·        الإشراف علي حدائق المعهد ومتابعة أعمال البستنة بما يكفل إظهار المعهد بالمظهر الجمالي اللائق.

·        الإشراف علي نظافة وصيانة مرافق السكن الطلابي بالمعهد .

·        الإشراف علي صيانة ونظافة المرافق الرياضية من ملاعب وقاعات بالمعهد .

·        الإشراف علي كافة أعمال الصيانة بالمعهد .

-         وحدة الأمن والإشراف :

مهامها:

·   تأمين وحراسة مرافق المعهد والمشاركة في وضع البرامج والإجراءات التي تكفل حسن تنفيذ حراسة المرافق بالتعاون مع الجهات الأمنية في أعمال الحراسة لمرافق المعهد .

·   الرصد والتبليغ عن الظواهر المخلة بالأمن والآداب العامة في المعهد واتخاذ الإجراءات القانونية بإحالتها إلى المكاتب المختصة .

·        تنفيذ برامج الحراسة الخاصة بالامتحانات وحماية المكلفين بأدائها وممتلكاتهم.

·        الإشراف علي تنظيم مواقف السيارات ومراقبة مداخل ومخارج المعهد .

·   تحديد احتياجات الحراسة للاماكن المراد حراستها من عناصر وإمكانيات مادية والمشاركة في وضع الشروط اللازمة لاختيار وتشغيل العناصر اللازمة لأداء أعمال الحراسة بالمعهد .

·        تنظيم دورات توعوية وتدريب للعاملين بالورش والمعامل وكافة مكاتب المعهد من تطبيق مبادئ السلامة المهنية .

-         قسم الشؤون المالية :

-         وحدة الحسابات :

مهامها :

·        إعداد كافة المستندات الخاصة بتحصيل الإيرادات وفقا للوائح المعمول بها .

·        الاشتراك في إعداد الميزانية التسييرية وميزانية التنمية بالمعهد

·        المشاركة في إعداد الحسابات الختامية في المعهد .

·        متابعة إيرادات ومصروفات مكتب تنمية الموارد الذاتية .

·        إجراء الجرد السنوي الدوري للمعهد والمخازن ومطابقتها بالدفاتر وإثبات نتائج الجرد وتقديم تقرير بذلك .

-          وحدة الخزينة :

مهامها :

·        مسؤولة عن أربعة حسابات خاصة بالمعهد :

o       حساب الباب الأول مهايا ومرتبات

o       حساب الباب الثاني التجهيزات وقرطاسية

o       حساب الودائع والأمانات

o       حساب الإيرادات

·   الموظف بالخزينة مسؤول عن حركة هذه الحسابات بما فيهم من إيداعات بالمصرف وسحب كشف الحساب ومراجعة الإجراءات الصرفية أيضا.

·   العمل بإيصالات (م.ح.5) التابعة لحساب الإيرادات وإصدار صكوك المرتبات للموظفين والتدوين بدفتر الصندوق والحساب الختامي نهاية السنة المالية ومذكرة التسوية .

·        إنجاز العمل وفق القوانين واللوائح المعمول بها على الشكل المطلوب .

·   التطوير من الوحدة وذلك باستخدام منظومة أرشفة الكترونية خاصة بقسم المالية لتسجيل الصكوك الصادرة والواردة .

-         وحدة المرتبات :

مهامها :

·        إعداد المرتبات ومستحقات موظفي المعهد وإنجاز كافة الإجراءات المتعلقة بها .

·        الاشتراك في إعداد الميزانية التسييرية وميزانية التنمية بالمعهد

·        المشاركة في إعداد الميزانيات الختامية في المعهد .

-         وحدة المخازن والمشتريات :

مهامها :

·   الأشراف علي تخزين المواد المطلوب تخزينها وصرفها وفقا للإجراءات والمستندات المقررة والتعليمات الصادرة بالخصوص .

·        بذل الجهد في المحافظة علي موجودات المخازن واتباع احدث الطرق في تخزينها.

·   حصر محتويات المخازن وتحديد مستويات مخزونها ونواقصها من مختلف الأصناف والتبليغ عنها والقيام بالجرد السنوي .

·        توفير احتياجات المعهد من خلال دراسة السوق وتوريد الاحتياجات من أجود الأصناف وبأقل الأسعار.

·        الاشتراك في إعداد ميزانيات المعهد .

·        توديع الأصناف الموردة للمعهد طبقا للتعليمات المعمول بها .

-         وحدة التواصل والإعلام :

مهامها :

·        التغطية الإعلامية لكافة المناسبات المتعلقة بالمعهد الداخلية والخارجية .

·        إعداد الحملات الإعلامية الهادفة .

·        عقد المؤتمرات الصحفية وإصدار البيانات التي توضح راي المعهد أثناء الحاجة لذلك.

·        تقديم الدعم والمشورة الإعلامية للإدارات والمكاتب عند تنفيذ البرامج والمشاريع .

·        استقبال الاستفسارات الصحفية والرد عليها .

·        متابعة كل ما ينشر من تقارير عن المعهد .

·        التواصل مع كافة الوسائل الإعلامية في المناسبات والمناشط الخاصة بالمعهد .

·        الإشراف على عمليات التوعية والتثقيف المستمر داخل المعهد .

·        النشر الإعلامي للدراسات والبحوث والمقالات العلمية التي تصدر عن المعهد .